|
קהילה יקרה, במיוחד בתקופה מאתגרת וכאוטית זו, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לתחושת הצפה. דווקא בתקופה זו, אחד העוגנים שיכולים לעזור, הוא ההמשכיות, האחיזה בשפיות וניהול פוקוס. בסדנה זו, נלמד ונתרגל כלים יישומיים שיסייעו לנו לנהל את המיקוד והפוקוס שלנו, יגבירו את האפקטיביות שלנו ויסייעו להחזיר את תחושת השליטה בזמן שלנו ובחיינו. |
הסדנה מורכבת מ-3 מפגשים פרונטליים, 5 שעות אקדמיות בכל מפגש. המפגשים יתקיימו בימי שני 27.10,3.11,10.11 |
מפגש 1 | ניהול משימות בעידן של הצפה | 27.10 |
חלק א' | מבוא לניהול זמן בעולם העבודה החדש |
אחד מאתגרי העומס הוא זה שמביא אותנו "לזרום" בהישרדות מיום ליום, מבלי לעצור כדי לנהל את עצמנו. נותנים ליום שלנו לנהל אותנו - למשימות, למיילים, לאנשים, לוואטסאפ... בסשן זה נייצר סקיצה של מפת התנהלות עם היציאה לדרך, על בסיסה ננהל משימות תחת הצפה - איך אנחנו לוקחים את ההגה של החיים שלנו לידיים שלנו...
- במה השתנה ניהול זמן בשנים האחרונות?
- תרגיל - טסק סוויצ'ינג
- תרגיל - השוטף ששוטף את החשוב
|
חלק ב' | "מערכת ההפעלה שלנו" - איך מייצרים סיסטם שעובד לניהול משימות בעולם העבודה החדש? |
בעידן של ריבוי משימות, ריבוי ציפיות, ריבוי תחומי אחריות – ללא ניהול מסודר של המשימות דברים יפלו בין הכיסאות, לא יבוצעו בזמן, וייצרו בנו עומס פנימי קשה מנשוא. אנו פועלים וחיים בתוך "ערמות" של משימות, של הודעות, של מיילים, של הודעותWhatsApp,
של ציפיות - וכתוצאה מכך לא מצליחים להגיע לרמות האפקטיביות והפרודוקטיביות שאנחנו באמת יכולים להגיע אליהן, מדוע בעומס המטלות של ימינו לא ניתן עוד להתנהל "מהראש"... ואיך כן? בחלק זו נלמד על כשלים בניהול רשימת משימות, ואיך ניתן למצות אותה.
- מערכת ההפעלה האישית שלנו
- חשיבות הפע"ע - הרגל העל של ניהול הזמן
- מודל ניהול משימות תחת הצפה: קליטה-החלטה-הבלטה.
- אפקט זייגרניק - איך מצמצמים משמעותית הסחות דעת פנימיות ומחשבות חוזרות על משימות מטרידות?
- איך לגרום לכל חומרי הגלם שאספנו כדי לעשות איתם משהו - להפוך למשימות שקורות?
- "שולפים בקלות - עושים בקלות" – איך מחזירים שליטה בכאוס ע"י שיפור ההתארגנות האישית?
|
חלק ג' | "קליטה-החלטה-הבלטה" - איך סוגרים מעגל מהכוונה והרשימה ועד הביצוע תכלס? |
סידרנו את המשימות שלנו... כאת עוברים לשלב הניהול שלהן - רשימת המשימות, התעדוף, היומן... כמות משימות שברוב המקרים אינה ריאלית... יש לנו יותר ממה שנוכל להכיל! מחקרים מראים שכ-40% מהמשימות שאדם רוצה/צריך לעשות בעידן שלנו – אינן מבוצעות בסופו של דבר. האדם הוא משאב מוגבל... אם כך, לא כדאי שנקבל את ההחלטה של מה שכן קורה בסוף בצורה מושכלת? כעת עוברים לשלב סדר העדיפות והקדימות. בעבר לימדו אותנו להסתכל על הרשימה ולסמן אליה מה הכי חשוב, ומה פחות כדי לדרג את סדר הביצוע... השיקול העיקרי היה בזמנו מטריצת אייזנהאוור (המכונה גם "טבלת חשוב/דחוף"). אולם... היום אף אחד מאיתנו לא ישב כנראה לשבת משימות בטבלאות, אבל דווקא היום יותר מתמיד נדרשת טכניקה לקבלת החלטות... ומה עם ההוצאה לפועל? כי גם אחרי שתיעדפנו, אנחנו מוצאים את עצמנו בסופו של יום שעשינו 100 משימות קטנות ולא את מה שחשוב לנו באמת... כדי להתמודד עם זה אנחנו צריכים להחליף את האוטומט של התגובתיות שלנו לשוטף באוטומט של "הקפצת" משימות שחשובות לנו יותר מול העיניים, ובכך ההעלאה משמעותית של שיעור הביצוע שלהם לקרות. צריך לדעת איך לעשות זאת נכון, אחת זה לא תמיד יעבוד...
- איך מנהלים רשימת משימות שבאמת תעבוד לנו?
- איך לעשות סדרי עדיפויות בתוך רשימה שהכול בה חשוב?
- מהי "משימת אימפקט" ואיך מזהים אותה בתוך ים המשימות?
- כוונה מוכוונת יישום - למה דווקא את המשימות הגדולות להכניס ליומן?
- איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?
- מה עושים כשאנו מכניסים ליומן ואז זה נדרס?
|
מפגש 2 | אומנות היומנות ואינבוקס זירו | 3.11 |
חלק א' | "אומנות היומנות" - איך לתכנן נכון ולמה אנחנו דורסים את מה שכתבנו לעצמנו ביומן? |
עומס היום-יום, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לעתים לרוץ ממשימה למשימה מבלי להצליח לממש את סדרי העדיפויות שלנו. גם כאשר הכל מסודר ברשימות, וגם כאשר ברור לנו מה יותר חשוב לנו, זה עדיין לא אומר שזה קורה בפועל. הרבה פעמים השוטף "שוטף" את הדברים החשובים שבחרנו בתהליך התיעדוף. כדי להתמודד עם זה אנחנו צריכים להחליף את האוטומט של התגובתיות שלנו לשוטף באוטומט של "הקפצת" משימות שחשובות לנו יותר מול העיניים, ובכך ההעלאה משמעותית של שיעור הביצוע שלהם לקרות. כתיבת משימות עצמיות ביומן, היא טכניקה היעילה ביותר כדי להבליט את המשימה מול עינינו, ולקדם את המשימות החשובות ביותר בחיינו. יחד עם זאת... צריך לדעת איך לעשות זאת נכון, אחת זה לא תמיד יעבוד...
- כוונה מוכוונת יישום – למה דווקא את המשימות הגדולות להכניס ליומן?
- איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?
- איך מתמודדים עם אתגרים נפוצים בשימוש ביומן: "כתבתי, דרסתי", "לא פתחתי בכלל את היומן וזה התפספס לי", "מה שהכנסתי לקח יותר זמן ממה שתכננתי", "אין לי איפה להכניס את זה".
|
חלק ב' | "מדחיינות להתנפלות" – מודל בו בזמן לחמשת האסטרטגיות להתמודדות עם דחיינות |
דחיינות - מכת מצריים ה-11... פוגעת בכל אחד מאיתנו - ואין הכוונה למשימות שהחלטנו לדחות, אלא כאלה שהחלטנו לעשות...
- אסטרטגיית התזכורת - למקרים של הצפה ושיכחה
- אסטרטגיית הצעד הקטן הבא - מצבים של חסימה רגשית
- אסטרטגיית הסנדול - למקרים של חוסר משמעת עצמית
- אסטרטגיית ההנעה ובהנאה - למקרים של חוסר חשק
- אסטרטגיית ההתנפלות - למקרים של שחיקה
|
חלק ג' | "אינבוקס זירו בשיטת מייל חי/מת" - איך מגיעים לאפס מיילים בתיבה ומשמרים לאורך זמן? |
בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו" ומותאמת לקהל הישראלי, אשר משפרת פלאים את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.
- כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למיילים?
- מהי השיטה היעילה ביותר להתמודד עם כמויות גדולות של מיילים?
- איך מגיעים בפעם הראשונה מתיבה של אלפי מיילים לתיבה ריקה, ומשמרים אינבוקס ריק לאורך זמן?
- וואטסאפ זירו/סלאק זירו
|
מפגש 3 | הוקוס פוקוס: שיפור הספקים ע"י ניהול פוקוס | 10.11 |
חלק א' | "קופצים פחות, עושים יותר" - שיפור ביצועים במהלך היום ע"י צמצום הקפיצה מדבר לדבר |
מהלך היום השוטף שלנו כרוך בהרבה "בזבוזי זמן" קטנים בבין-לבין שאנחנו לא תמיד מודעים אליהם, בין אם זה במעברים בין משימות ובין אם זה במידת היעילות שלנו במהלך ביצוע המשימה עצמה. הבעיה היא שבמצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל התנהלות לא נכונה מול הסחות הדעת האלה וכתוצאה מכך - לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז של שעות... ! יש לנו ארבעה גורמי הסחת דעת – מחשבות, אנשים אחרים, הסחות טכנולוגיות ורעשי סביבה בהם נטפל בסדנה זו. הסשן הראשון יוקדש לתשתית התודעתית, ולטיפול בהסחות דעת שמקורן עצמי (מחשבות) ובכאלה שמקורן בטכנולוגיה - שהיא אחת מאויבי הפרודוקטיביות המשמעותיים שלנו כיום הוא שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת.
- מה עומד מאחורי התגובתיות האוטומטית שלנו להסחות דעת?
- מה המחיר שאנו משלמים על הסחות דעת - בזמן, בלחץ, באיכות וביחסי אנוש?
- מה ניתן לעשות כדי לצמצם אותם?
- כיצד להתמודד עם הקול שבראש?
- צמצום התראות במחשב ובטלפון - הכרזה על ניסוי
|
חלק ב' | "שקט באוזן, שקט בעין, שקט בגוף" - ארגון סביבת עבודה תומכת פוקוס ופרודוקטיביות |
כדי לייצר סביבת עבודה תומכת פרודוקטיביות, שמאפשרת לנו ניהול פוקוס, נתמקד בחלק זה בארגון הסביבה, בהפרעות מצד אנשים סביבנו, ונלמד איך לרכז פוקוס באופן מיוחד למשימות ריכוז ועומק.
- דליפת מוח - השקטת התראות בנייד
- איך ניתן לארגן את סביבת העבודה שלנו - ככזאת שתומכת בריכוז ובפרודוקטיביות?
- אבחון אישי לדפוס פוקוס - ויזואלי (הסחות דעת שהעין קולטת), אודיטורי (הסחות דעת שהאוזן קולטת) וקינסתטי (הצורך בתנועה), והתאמת סביבת העבודה לדפוס הפוקוס האישי.
- איך להדוף מסיחים אנושיים - אנשים שמתפרצים לנו וקוטעים לנו את הריכוז.
- איך לצלוח משימות עומק באפקטיביות בעזרת ספרינטים?
- שיטת פומודורו
|
חלק ג' | "צוללים לעומק" - התמודדות עם הסחות דעת במהלך משימות ריכוז |
מבין המשימות שלנו, מתחבאות גם משימות עומק, כאלו שדורשות ריכוז ובדרך כלל כרוכות בכתיבה, קריאה, למידה, יצירה, אנליזה, ניסוחים וחישובים. בדרך כלל מדובר במשימות הליבה של התפקיד שלנו שמאפשרים לנו לתת ערך מוסף משמעותי מאוד בתפקיד שלנו, אם נצליח לעשות אותם כמו שצריך. אלה ש... לא אחת, דווקא למשימות האלה הרבה יותר קשה לנו להגיע, וגם כשהגענו – אנחנו מתפזרים, קוטעים את הרצף עם כל מיני דברים קטנים שקופצים, מאבדים ריכוז, ובסופו של דבר נמרחים עם המשימה הרבה מעבר למה שצריך ועם תוצאות פחות טובות ממה שיכולנו.
- תרגיל פומודורו למשימת עומק - מהלכה למעשה, ליישום כל ההמלצות שניתנו בסדנה עד כה, תוך תחקור והתאמה אישית.
- חשיבות ההפסקה במשימות ארוכות, וכיצד לתזמן אותה?
- אבחון הכרונוטייפ האישי של כל משתתף (טיפוסי בוקר או לילה). איך דפוס השעון הביולוגי האישי משפיע על תכנון היום שלנו? מה הזמן הטוב ביותר עבור כל אחד המשתתפים לביצוע Deep work ולביצוע Shallow work?
|
טלי סגל, מייסדת ומנכ"לית "בו בזמן" ומנחה בכירה לסדנאות, הרצאות, קורסים ואימון אישי בהתמחות מעמיקה בתחום ניהול זמן וניהול עצמי מזה למעלה מעשור. מפתחת התוכן ב"בו בזמן". |
משרדי חברת שטראוס מים | יוני נתניהו 3, אור יהודה מפגש ראשון בתאריך 27.10.25 בין השעות 08:00-13:30 מפגש שני בתאריך 03.11.25 בין השעות 08:00-13:30 מפגש שלישי בתאריך 10.11.25 בין השעות 08:00-13:30 |
חברות וחברי עמותה: 1,190 ש"ח כולל מע"מ אורחות ואורחים: 1,390 ש"ח כולל מע"מ |
|
| |
|
|
פלטפורמת שיווק
