בשנים האחרונות, הפכו רשתות חברתיות לחלק בלתי נפרד ומשמעותי ב"דו-שיח" היומיומי, שבין חברות וארגונים מסחריים לבין ציבור הלקוחות הקיימים והפוטנציאליים, ספקים, עובדים ועוד.
עסקים גדולים וקטנים כאחד זיהו זה מכבר את הפוטנציאל השיווקי הגלום ברשתות החברתיות והם מבססים בהן נוכחות נרחבת, משמעותית ופעילה, בין היתר, באמצעות הקמת עמוד פייסבוק, דף אינסטגרם, פרופיל לינקדאין ואף עמוד טיקטוק של הארגון, וכן באמצעות ערוצים דיגיטליים נוספים, בהם מוצעים פרסומים של שירותים ומוצרים, דיוור של עדכונים ללקוחות, משרות פנויות, ביצוע סקרי שביעות רצון, קיום ערוץ תקשורת ישיר בין הארגון לבין עובדיו הגורם לחיזוק המחוברות הארגונית ("גאוות יחידה"), ועוד.

פעילות רב-ערוצית כאמור, מאפשרת לגורמים מסחריים להציג חדשנות ארגונית, שקיפות ובניית רמת אמון גבוהה וכן לשמור על קשר רציף והדוק טוב יותר מול עובדי הארגון, לקוחות בפועל או בכוח, והכל באופן ישיר ובלתי אמצעי. רשתות חברתיות מציעות קשת רחבה של הזדמנויות עסקיות, שבה גם ארגונים יכולים לקחת חלק פעיל ולהפיק מהן תועלת ארגונית מגוונת ומעשירה. בין היתר, הארגון יכול לשתפם בעשייתו באמצעות פרסום תכנים מקצועיים, לרבות פרסום מבצעים והטבות לגבי השירותים והמוצרים המסופקים על-ידי החברה, מסירת עדכונים בנושאים שונים, גיוס עובדים, שיתופי פעולה עסקיים וכיוצ"ב.

כבכל פעילות עסקית, על כל ארגון למפות מבעוד מועד ולאפיין את אופי הפעילות המבוקשת ברשתות החברתיות, להתאימה לאופי הארגון, נהליו וכמובן לצרכים העסקיים המשתנים, לעמוד על יתרונותיהן וחסרונותיהן, וללמוד כיצד ניתן לנצל את היתרונות, למשל לצורך הגברת החשיפה של הארגון מבחינה שיווקית ומיקסום הפעילות המסחרית, תוך מתן דגשים כיצד להישמר מהחסרונות, שאי-שימת לב אליהם עלולה להסב לארגון נזקים כבדים, הן מבחינה כלכלית, הן מבחינה תדמיתית (למשל, פגיעה במוניטין).

השימוש של חברות מסחריות ברשתות חברתיות מעורר שאלות וסוגיות כבדות משקל, בין היתר, בכל הנוגע לאבטחת מידע, גבולות חופש הביטוי, ובכלל זה גבולות המותר והאסור בכל הנוגע להתנהלות ותקשורת עובדים במרחב האינטרנטי (ההנחה היא שחופש הביטוי גורם לתחושת שייכות וחיבור עובדים לארגון), תגובות לאירועים אקטואליים, תגובות לתוכן של צדדים שלישיים שמועלה לרשתות החברתיות ועוד.

בקשר עם הממשק בין פעילות הארגון ופעילות עובדיו ברשתות החברתיות, נבקש להסב את תשומת הלב לכך שלאחרונה פורסם כי עובדת של חברת Apple בארה"ב עלולה למצוא את עצמה עומדת בפני דין משמעתי או אפילו הליך פיטורים וזאת בעקבות סרטון שפרסמה ברשת החברתית טיקטוק, ובו טיפים לאבטחת מידע במכשיר iPhone (הסרטון הפך ויראלי וזכה ל-5 מיליון צפיות תוך 24 שעות).

העובדת, פריס קמפבל, טענה בסרטון נוסף שהעלתה כי Apple מאיימת לפטר אותה משום שלדבריה היא הפרה את מדיניות Apple בכך שהזדהתה כעובדת של החברה, וזאת אגב ניסיון לסייע לגולשת שביקשה עזרה לאחר שמכשיר ה-iPhone שלה נגנב והיא נסחטה בידי הגנב.

לטענת קמפבל, מדיניות המדיה החברתית של Apple מזהירה את עובדי החברה מפני פרסום מידע על לקוחות, עמיתים או מידע סודי של החברה, אולם Apple לא מונעת מעובדיה לפרסם פוסטים על מוצריה. לטענת קמפבל, מדיניות המדיה החברתית של Apple אינה אוסרת על עובדי החברה להזדהות כעובדי Apple בפומבי, אלא שאסור לעובדים לעשות זאת בצורה שתגרום נזק או מבוכה לחברה.
פרסום המקרה של עובדת Apple מחדד את הצורך של כל ארגון להיות ער לסיכונים, וליתן דגשים והנחיות ברורות לעובדיו בכל הקשור לפעילות פרטית ברשתות חברתיות. החשיבות אף מתחדדת, נוכח מידת השימוש העולה ברשתות החברתיות מחד גיסא, ומעירוב בין זמן פרטי לזמן עבודה מאידך גיסא. כמו כן, אנו נתקלים במקרים של הבעת דעה מצד עובדים ביחס לנושאים פוליטיים וציבוריים באמצעות רשתות חברתיות.

מטבע הדברים, כאשר עובדי החברה פועלים באופן פרטי במדיה החברתית, תוך שהם מזדהים כעובדי הארגון או מזוהים כעובדי הארגון ומגיבים כביכול בשם הארגון, יש להביא בחשבון שפעילות כאמור עשויה להיתפס כמייצגת את הארגון, עמדותיו ומדיניותו, ובמקרים מסוימים אף לחשוף את הארגון לטענות של מצגי שווא או הטעיה – ובתוך כך הגברת הפוטנציאל של חשיפה משפטית ותביעות כספיות.

על כן, מוצע לכל ארגון לתת את הדעת ולדאוג לפרסם לעובדים נהלים ברורים או מדיניות רשמית בנוגע לפעילות עובדים ברשתות חברתיות (למשל במסגרת הסכמי העסקה, וחידוד נהלים באופן יזום ושגרתי). בהקשר הזה, יש להורות לעובדים להקפיד ולהימנע מכל פרסום של תכנים סודיים או תכנים שקשורים לנעשה בארגון, לרבות פרטים על אודות לקוחות, מידע עסקי, שמירה על פרטיות וכיוצ"ב.

כמו כן, יש להימנע משימוש בלוגו או כל סממן מסחרי אחר של הארגון, הימנעות מהעלאת תכנים מקצועיים לרשתות חברתיות בשם הארגון, או פרסום תכנים אשר מתייחסים לפעילות הארגון, אלא רק לאחר פרסומם באופן רשמי.

הסקירה לעיל הינה בבחינת תמצית. המידע הכלול בה נמסר למטרות אינפורמטיביות בלבד ואין במידע כדי להוות ייעוץ משפטי.