ארגונים, המחפשים לקצר סבבי פיתוח של תכניות פרויקטים, תוך שמירה על מסגרות התקציב, ימצאו עניין, במאמר זה.

כל מקבל החלטות, באם זהו ארגון סטארטאפ או ארגון ממוסד וותיק, יודע, שעל מנת להגיע ליעדים בזמן המתוכנן ולעמוד בתקציב, יהיה צורך בסופו של דבר, להגיע לפשרות בנוגע למשאבים, איכותם וכמותם.

המשאב, שמרבית הארגונים פוסחים עליו, הוא משאב ה- NPI. 

משאב זה הופך מעין נעלם וגורם למחסור מורגש רק בשלבים המתקדמים של הפרויקט, בו לפתע מתחיל דשדוש בשלב, שרבים מכנים אותו, העברה מפיתוח לייצור.

יש כאן הנחה סמויה, שניתן לעבור בצורה רציפה וחלקה משלב הפיתוח, לשלב ההעברה מפיתוח לייצור. הנחה זאת מקורה בארגונים, שבהם גם הפיתוח וגם הייצור היו תחת קורת גג אחת, אבל לא עוד. המציאות היא, שיותר ויותר ארגונים רוצים רק לפתח ולשווק ושחברות המתמחות בעולמות הייצור, ההרכבה והבדיקה, הן שייצרו את מוצריהם.

מה שקורה בפועל הוא, שמתעלמים מהחיסרון הזה ולא מעבירים אחריות לגורמים בארגון, שהם בעלי התאמה ומסוגלות למלא את החסר. אף גרוע מכך, סומכים על החברות היצרניות שתוכלנה למלא חוסר זה. הדבר דומה למשחק הכדורגל, שמשוחק מתחילתו, ללא השוער. 

במצב כזה, הסיכוי לקבל גול עולה וככל שממשיכים להתעלם מהתפקיד במהלך המשחק - ההפסד מובטח. במקרה של ארגון, זה יתבטא בשורה התחתונה ובדרך כלל במלאים מתים בערך כספי רב וזמן אבוד, אותו ניסו לקצר.

אז מה אפשר לעשות, במהלך המשחק? 

למשל, אפשר להביא את הבלמים קרוב יותר לשער ולאפשר להם לתפקד כשוערים. בעצם מדובר במשחקי כס או אם תרצו משחקי תפקיד של צוות הפרויקט והמוביל פרויקט.
אז כיצד ניתן לבסס את תהליך שמירת השער בארגונים, שבהם אין עודף משאבים?

התשובה היא, שתהליך זה, חייב להיות מותאם ותפור לכול ארגון, בשל אופי/תרבות הארגון ומוצריו/הטכנולוגיה שלו, כך שיבטיח שיטתיות, הן בתהליכי העבודה והן במידע המופק תוך כדי העבודה, כולל שמירה ושימוש במידע זה, לכול אורך הפרויקט. זאת מתוך חשיבה כי בשלב מסוים על מידע זה לעבור למערכות אחרות בארגון יצרני, חיצוני לארגון בו הופק. תהליך זה בא להבטיח, שבאין שוער בשער, הבלמים יודעים מה עליהם לעשות מהרגע הראשון.

בעצם, הדרך היא לבצע ניתוח שיטתי של המשאבים הקיימים בארגון, כאשר המשאבים המתאימים לשחק בתפקיד שומרי השער, הם אלו, שעליהם יש להטיל את התפקיד. 

הפתרון הטבעי יכול להיות בחירת מהנדסים ממחלקות ההנדסה או הפיתוח, המגלים נטייה לשמש בלמים. אלה יהיו בדרך כלל מהנדסים שהוכשרו בתחומי ה"א או בעלי זיקה חזקה לנושא. אנשים מנוסים/וותיקים, המכירים היטב את הארגון ואת המערכת הניהולית וחולשותיו היחסיות. חולשות אלו ידועות בדרך כלל לאותם וותיקי הארגון. לא כול אחד יתאים לתפקיד ללא הכשרה, אבל רבים ישמחו להפוך לשוער, החסר לקבוצה.

על מנת ליישם את הרעיונות האלה, כל שדרוש הוא תמיכת הנהלה והבנתה שנדרש לארגון מיפוי לצורך בנייה ועבודת צוותים באופן שיטתי, בהם התפקידים מוגדרים והמשתתפים עוברים הכשרה מתאימה כשהמטרות של המשחק הן מטרות העל של הארגון כנגזרת האסטרטגיה הארגונית.